Sistem Informasi Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware prosedur dan aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat untuk memecahkan problem dan pegambilan keputusan.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti:

·         Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai.

·         Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan.

·         Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi.

·         Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mendapatkan manfaat dan puas terhadap sistem informasi.

Sistem informasi tentunya memiliki kemampuan sebagai berikut:

·         Memiliki kecepatan akses tinggi, high-volume, komputasi numerik.

·         Menyediakan kecepatan, komunikasi yang akurat dan kolaborasi dengan dan di antara organisasi.

·         Menyimpan informasi dalam jumlah besar dan mudah untuk digunakan.

·         Akses yang cepat dan tidak mahal untuk mendapatkan informasi, dan mendunia.

·         Fasilitas untuk menginterpretasikan sejumlah data yang besar.

·         Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam satu tempat atau dalam lokasi yang berbeda, dimana saja.

·         Mengotomatisasi proses bisnis dan pekerjaan manual.

Komponen Sistem informasi terdiri dari:

·         Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

·         Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

·         Blok Keluaran

Produk yang dihasilkan dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang baik serta bermanfaat dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen semua pemakai sistem.

·         Blok Teknologi

Teknologi merupakan sebuah tool-box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

·         Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan untuk mengakses atau memanipulasinya digunakan perangkat lunak yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems). 

·         Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan yang terjadi di dalam sistem, ketidakefisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Sehingga beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah.

§  Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih bersifat mentah, sehingga memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.

§  Sedangkan, Informasi adalah hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

§  Berikut adalah tabel perbedaan dari Data dan Informasi:

DATA	INFORMASI
Bersifat mentah	Hasil olahan yang lebih berguna
Untuk pengolahan lebih lanjut	Untuk acuan mengambil keputusan
Belum jelas isinya dan belum sempurna	Sumber pemahaman yang telah  sempurna

JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI

1.    Sistem informasi manajemen

Sistem informasi yang menyajikan berbagai bentuk laporan yang diperlukan manajemen untuk analisi dan pengambilan keputusan. Menggunakan database untuk menyimpan hasil olahan transaksi oleh TPS.

2.    Executive information system (sistem informasi eksekutif)

ESS membantu para eksekutif  atau manajemen tingkat strategis dalam mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal, memberikan berbagai informasi yang terkait dengan masalah-masalah strategis dan pengambilan keputusan yang tidak terstruktur.

3.    Sistem informasi akuntansi

SIA adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi.

4.    Sistem informasi keuangan

Sistem yang mendukung bagian keuangan dalam pengambilan keputusan yang menyangkut persoalan masalah keuangan.

5.    Sistem informasi manufaktur

Sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi yang mencakup seluruh kegiatan perusahaan.

6.    Sistem informasi sumber daya manusia

Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh pihak personalia

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer”

Tujuan dari Sistem Informasi Manajemen (SIM):

§  Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

§  Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

§  Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

MANFAAT INFORMASI/DATA

1.      Sebagai komponen utama atau penting dalam system informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi

2.      Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

3.      Mengatasi kerangkapan data (redundancy data)

4.      Menghindari terjadinya inkonsistensi data

5.      Mengatasi kesulitan dalam mengakses data

6.      Menyusun format yang standar dari sebuah data.

7.      Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

8.      Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.

9.      Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

Syarat intormasi yang baik/siap pakai :

1.      Relevan

2.      Akurat

3.      Tepat waktu

4.      Lengkap dan memadai

5.      Up to date

6.      Dapat diandalkan

7.      Dapat dimengerti

8.      Dapat dibandingkan

PENGENDALIAN INFORMASI

Pengendalian didefinisikan sebagai hubungan antara prosedur dan sistem yang  berkaitan dengan pencapaian tujuan perusahaan. Tujuan pengendalian :

1.      Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.

2.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan.

3.      Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya.

Pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan, tetapi berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahan.

Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses, yakni hingga hasil akhir diketahui. Dengan pengendalian diharapkan pemanfaatan unsure-unsur manajemen efektif dan efisien.

Berikut merupakan sistem pengendalian management ;

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan aktifitas yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus menerus.

Committee of Sponsoring Organization (COSO) memperkenalkan 5 element kebijakan dan prosedur yang dirancang dan diimplementasikan untuk memberikan jaminan bahwa tujuan pengendalian manajamen akan dapat dicapai.

5 element pengendalian tersebut adalah :

·          Lingkungan pengendalian(controling environment)

·          Penilaian risiko manajemen (management risk assessment).

·            Sistem komunikasi dan informasi (information and comunication sistem).

·          Aktifitas pengendlian (control activities). 

·          Monitoring. 

Tujuan perancangan suatu sistem pengendalian manajemen adalah :

1.      Diperolehnya keandalan dan integritas informasi.

2.      Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku.

3.      Melindungi harta perusahaan.

4.      Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.

Pemeliharaan sistem

Sistem perlu dipelihara karena beberapa hal, yaitu:

1. Sistem memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan-kesalahan  

    sistem perlu diperbaiki.
2. Sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem.
3. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar (perubahan bisnis).
4. Sistem perlu ditingkatkan.

Biaya pemeliharaan sistem sering diabaikan. Kenyataannya biaya pemeliharaan sistem merupakan biaya yang cukup besar. Biaya pemeliharaan perangkat lunak telah terus menerus naik selama 25 tahun terakhir. Beberapa perusahaan membelanjakan 80% atau lebih dari anggaran sistem mereka pada pemeliharaan perangkat lunak.

Jenis pemeliharaan sistem

Pemeliharaan sistem dapat digolongkan menjadi empat jenis :

-Pemeliharaan Korektif

-Pemeliharaan Adaptif

-Pemeliharaan Perfektif (Penyempurnaan)

-Pemeliharaan Preventif
-Pemeliharaan  Korektif

Pemeliharaan korektif adalah bagian pemeliharaan sistem yang tidak begitu tinggi nilainya dan lebih membebani, karena pemeliharaan ini mengkoreksi kesalahan-kesahan yang ditemukan pada saat sistem berjalan.
Umumnya pemeliharaan korektif ini mencakup kondisi penting atau bahaya yang memerlukan tindakan segera. Kemampuan untuk mendiagnosa atau memperbaiki kesalahan atau malfungsi dengan cepat sangatlah berharga bagi perusahaan.

Pemeliharaan Adaptif
Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan perubahan dalam lingkungan data atau pemrosesan dan memenuhi persyaratan pemakai baru.Lingkungan tempat sistem beroperasi adalah dinamik, dengan demikian, sistem harus terus merespon perubahan persyaratan pemakai. Misalnya, Undang-Undang Perpajakan yang baru mungkin memerlukan suatu perubahan dalam kalkulasi pembayaran bersih.Umumnya pemeliharaan adatif ini baik dan tidak dapat dihindari.

Pemeliharaan Penyempurnaan
Pemeliharaan penyempurnaan mempertinggi cara kerja atau maintainabilitas (kemampuan untuk dipelihara). Tindakan ini juga memungkinkan sistem untuk memenuhi persyaratan pemakai yang sebelumnya tidak dikenal.Ketika membuat perubahan substansial modul apapun, petugas pemeliharaan juga menggunakan kesempatan untuk mengupgrade kode, mengganti cabang-cabang yang kadaluwarsa, memperbaiki kecerobohan, dan mengembangkan dokumentasi. Sebagai contoh, kegiatan pemeliharaan ini dapat berbentuk perekayasaan ulang atau restrukturisasi perangkat lunak, penulisan ulang dokumentasi, pengubahan format dan isi laporan, penentuan logika pemrosesan yang lebih efisien, dan pengembangan efisiensi pengoperasian perangkat.

Pemeliharaan Preventif
Pemeliharaan Preventif terdiri atas inspeksi periodik dan pemeriksaan sistem untuk mengungkap dan mengantisipasi permasalahan.Karena personil pemeliharaan sistem bekerja dalam sistem ini, mereka seringkali menemukan cacat-cacat (bukan kesalahan yang sebenarnya) yang menandakan permasalahan potensial. Sementara tidak memerlukan tindakan segera, cacat ini bila tidak dikoreksi di tingkat awal, jelas sekali akan mempengaruhi baik fungsi sistem maupun kemampuan untuk memeliharanya dalam waktu dekat.

http://alief-sucia.blogspot.co.id/2015/02/sistem-informasi-manajemen.html